Dokumentation

Dieses Handbuch bezieht sich zum Zeitpunkt der Erstellung auf die Version 2.0 von ewUStID. Erweiterungen und Ergänzungen werden in der Änderungshistorie am Ende des Dokumentes angegeben.


Hinweise

Mit der Verwendung des Programmes USt-IdNr-Prüfung (im Folgenden „ewUStID“ genannt) wird keine Haftung für eventuell entstandenen Datenverlust übernommen.

ewUStID hat ebenfalls keinen Einfluss auf die ermittelten Ergebniswerte und gibt diese lediglich in einem definierten Format zurück.

Sollte sich die Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern (BZSt) ändern, so wird nach der Kenntnisnahme ein Update der Software erstellt und zur Verfügung gestellt.

Diese Dokumentation wird parallel zur Entwicklung der Anwendung ewUStID geführt und aktualisiert. Bei Änderungen in der Anwendung, die für die Bedienung keine besonderen Hinweise erfordern, wird diese Dokumentation nicht zwangsweise aktualisiert.


Entstehung und Einführung in USt-IdNr-Prüfung

Die Idee für das Programm ewUStID entstand aus Gesprächen mit Mitarbeitern diverser kaufmännischer Abteilungen in Bezug auf Stammdatenprüfung. Im europäischen Handel spielt diese Identifikationsnummer eine größere Rolle, als oftmals angenommen. Durch diese Annahme wird weniger Wert darauf gelegt, diese Nummern auf Gültigkeit zu überprüfen bzw. überprüfen zu lassen.

Mit ewUStID bietet aaronprojects GmbH (bis Ende 2011 erpware) ein Werkzeug, um diese Lücke zu schließen. Mittels einer manuellen Abfrage oder durch eine standardisierte Schnittstelle (CSV, XML) können Daten aus bestehenden Systemen ausgelesen und nach erfolgreicher Prüfung wieder mittels CSV oder XML-Import eingelesen werden. Meist werden beim Import von als fehlerhaft ermittelten USt-IdNrn. Workflow-Prozesse ausgelöst, um die weitere Bearbeitung anzustoßen.

Für die Prüfung einer Umsatzsteueridentifikationsnummer benötigen Sie die USt-IdNr. Ihres Unternehmens von der aus Sie die zu prüfenden USt-IdNr. eines Unternehmens im europäischen Ausland durchführen können. Eine Prüfung einer inländischen USt-IdNr. ist nicht möglich und notwendig.


Bedienung

Die USt-IdNr-Prüfung unterteilt sich in drei Bereiche für die Verarbeitung.

Einzelprüfung

Die Einzelprüfung ermöglicht es, mit der Eingabe der relevanten Daten eine Prüfung unmittelbar auszuführen. Als Mindestangaben sind Ihre USt-IdNr und die zu prüfende USt-IdNr anzugeben. Für eine qualifizierte Prüfung können Sie die optionalen Felder Firma, Strasse, Postleitzahl und Ort angeben.

Es findet an dieser Stelle keine Ausgabe der Prüfergebnisse in eine Datei statt. Diese Anwendungssicht dient zur schnellen Prüfung, z.B. bei der Durchgabe von USt-IdNrn. per Telefon, um diese auf Ihre Gültigkeit zu prüfen.

Stapelverarbeitung

Die Stapelverarbeitung können Sie über das Menü „Verarbeitung – Stappelverarbeitung“ aufrufen. Hierüber haben Sie die Möglichkeit, einzelne, individuelle Dateien auf schnelle Art und Weise zu prüfen, ohne die Struktur der automatischen Verarbeitung anlegen zu müssen.

Wählen Sie die entsprechende Datei aus und betätigen Sie den Button, um die Prüfung zu starten. Anschließend können Sie über den Protokoll-Button das entsprechende Verzeichnis öffnen, in der die Protokolldatei gespeichert wurde. Der Vorgang kann je nach Größe einige Zeit in Anspruch nehmen.

Über den Aufbau der Importdatei wird im nächsten Abschnitt genauer eingegangen.

Automatische Prüfung

Die automatische Prüfung ist seit Version 2 als Windows-Service implementiert. Die Konfiguration erfolgt über das Hauptprogramm der USt-IDNr-Prüfung. Den Windows Server installieren Sie ebenfalls über das allgemeine Setup.

Der Service benötigt vier Verzeichnisse für die Verarbeitung und Prüfung der darin gespeicherten Dateien. Über das Menü „Extras – Einstellungen“ können Sie diese angeben (siehe Einstellungen)

Die Administration des Window-Service wird bei der Installation eine Administrationsoberfläche mitgeliefert. Diese können Sie direkt über das Startmenü oder über das Menü aus der USt-IdNr-Prüfung „Verarbeitung – Automatik Service“ aufrufen. Für die Registrierung des Dienstes ist dieses Programm erforderlich.

Nach der Registrierung des Dienstes wird dieser automatisch unter der Bezeichnung „VATCheckService“ gestartet. Das Protokoll kann über die Ereignisanzeige beauskunftet werden oder über dieses Administration-Programm gefiltert werden. Beim Start des Dienstes werden einige Prüfungen durchgeführt die bei fehlenden Daten oder ungültiger Lizenz den Service wieder beenden. Bitte prüfen Sie daher das Serviceprotokoll, sofern der Dienst nach dem Start wieder beendet wird.


Rückgabewerte

Die Rückgabewerte, wie sie bei der Prüfung einer USt-IdNr. gemeldet werden, können Sie über das Menü Extras – Rückgabewerte einsehen.

Zusätzlich zu den Standardrückgabewerten besteht die Möglichkeit, Bearbeitungshinweise zu erfassen, die für die Integration in einen Workflow genutzt werden können, um ggf. Sachbearbeitern eine Hilfestellung bei der weiteren Bearbeitung zu ermöglichen (nur im Zusammenhang mit der Versendung von E-Mails möglich). Hierzu wurden weitgehend alle Werte der Prüfungsanfrage über Platzhalter eingebunden.

Die Beschreibung der Rückgabewerte des BZSt können nicht geändert werden, da diese bei einem eventuellen Update überschrieben werden.

Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Platzhalter wird dieser automatisch in Ihre Hinweise zur Bearbeitung eingefügt.

Um Rückgabewerte bei der Ausgabe zu unterdrücken, haben Sie die Möglichkeit, durch Setzen des Hakens bei „Unterdrücken“ dies dem jeweiligen Ergebniscode zuzuordnen. Damit werden bei der Ausgabe entsprechende Ergebnisse nicht berücksichtigt.


Schnittstellen

Durch die Verwendung einer einfachen CSV-Datei, sowie über die Verwendung von XML-Dokumenten, bieten Ihnen ewUStID die gängigsten Schnittstellen an, um die Integration der Anwendung in Ihre Systeme zu ermöglichen.

Wird eine Schnittstelle erweitert, so wird dies nur in dem Maße durchgeführt, dass bestehende Integrationen weiterhin funktionieren.

Die Steuerung, in welchem Format die Exportdateien geschrieben werden, wird anhand des übergebenen Dateiformates ermittelt. Für eine XML wird ebenfalls eine XML-Datei im Exportverzeichnis erzeugt, ebenfalls für CSV-Dateien.

Die Schnittstelle führt selbst keine Validierung der übergebenen Daten durch, da dies anhand der USt-IdNr.-Prüfung geschieht und durch den entsprechenden Rückgabewert ermittelt werden kann (siehe Anhang: Ergebniscodes).

Um die Zugehörigkeit der einzelnen Datensätze in Ihre Stammdaten zu gewährleisten, haben Sie die Möglichkeit, bis zu zwei eindeutige Schlüssel in der Importdatei bzw. in dem Importdokument anzugeben. Diese werden in der Exportdatei/-dokument wieder zurückgegeben (nicht möglich durch die Verwendung des Kommandozeilenaufrufes).

Hinweise zu qualifizierten Abfragen

Stimmen bei einer qualifizierten Abfrage Daten der Adresse (Firmenname, Ort, Postleitzahl oder Strasse) nicht überein, wird automatisch eine einfache Abfrage versucht. Um bei gültigen Rückmeldungen dennoch die Information zu erhalten, ob Werte nicht übereinstimmen könnten, wird am Ende des jeweiligen Prüfdatensatzes die entsprechende Information angehängt, sofern aus den qualifizierten Angaben eine Prüfung negativ rückgemeldet wurde.

CSV

Das Trennzeichen der einzelnen Elemente ist das ‚|‘-Zeichen (pipe). Fettgedruckte Feldnamen sind Pflichtfelder (das Trennzeichen über Einstellungen änderbar).

Bitte beachten Sie, dass alle Felder in der Importdatei angegeben werden müssen, auch wenn Sie nur eine einfache Anfrage stellen möchten.

Aufbau – Importdatei

Feld Format Beispiel
Schluessel_1 String 4711
Schluessel_2 String 2
Eigene USt-IdNr String DE123456789
Fremde USt-IdNr String AT12345678
Firmenname String
Ort String
Postleitzahl String
Strasse String
Druck String (ja/nein) nein

Beispiel in Form einer CSV-Datei:

4711|2|DE123456789|AT12345678|||||nein

… (weitere USt-IdNr-Prüfungen)

 

Aufbau – Exportdatei

Die Exportdatei beinhaltet die zurückgegebenen Werte der einzelnen Abfragen.

Feld Format Beispiel
Schluessel_1 String 4711
Schluessel_2 String 2
Eigene USt-IdNr String DE123456789
Fremde USt-IdNr String AT12345678
ErgebnisCode String 200
ErgebnisText String Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.
gueltig_ab Datum, tt.mm.jjjj
gueltig_bis Datum, tt.mm.jjjj
Qualifizierte Rückmeldung String

Beispiel in Form einer CSV-Datei (mit Standard-Trennzeichen):

4711|2|DE123456789|AT12345678|200|Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.||

 

XML

Das XML-Dokument ist in der Version 1.0 noch untypisiert. D.h. die Werte werden wie im Falle der CSV-Datei nicht geprüft. Dennoch ist der Aufbau vorgeschrieben und kann bei Abweichungen zu einem Fehlverhalten der Import-Schnittstelle führen.

Aufbau – Importdokument

Die einzelnen Nodes (Anfragen) innerhalb des XML-Dokumentes müssen mit dem root-Element <ustidrequests></ustidrequests> umschlossen werden. Die einzelnen Abfragen müssen in den tags <ustidrequest></ustidrequest> eingebettet werden (siehe Beispieldokument)

Feld Format Beispiel
keyvalue_1 String 4711
keyvalue_2 String 2
ownvat String DE123456789
foreignvat String AT12345678
companyname String
city String
zip String
street String
print String (ja/nein) nein

Beispiel in Form des XML-Dokumentes:

<ustidrequests>

<ustidrequest>

<keyvalue_1>4711</keyvalue_1>

<keyvalue_2>2</keyvalue_2>

<ownvat>DE123456789</ownvat>

<foreignvat>AT12345678</foreignvat>

<companyname> </companyname>

<city></city>

<zip></zip>

<street> </street>

<print>nein</print>

</ustidrequest>

<ustidrequest>

… (weitere USt-Id-Nummern die geprüft werden sollen)

</ustidrequest>

</ustidrequests>

 

Aufbau – Exportdokument

Die Ausgabe des Export-Dokumentes erfolgt mit den gleichen Werten wie im Fall CSV.

Feld Format Beispiel
keyvalue_1 String 4711
keyvalue_2 String 2
ownvat String DE123456789
foreignvat String AT12345678
returncode String 200
returntext String Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.
validfrom Datum, tt.mm.jjjj
validto Datum, tt.mm.jjjj
qualifiedreturn String

Beispiel in Form eines XML-Dokumentes:

<ustidresults>

<ustidresult>

<keyvalue_1>4711</keyvalue_1>

<keyvalue_2>2</keyvalue_2>

<ownvat>DE123456789</ownvat>

<foreignvat>AT12345678</foreignvat>

<returncode>200</returncode>

<returntext>Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.</returntext>

<validfrom></validfrom>

<validto></validto>

<qualifiedreturn></qualifiedreturn>

</ustidresult>

<ustidresult>

… (bei vorheriger Übergabe weiterer USt-Id-Nummern)

</ustidresult>

</ustidresults>

Anmerkung

Es wird für jede Importdatei/Importdokument jeweils eine Exportdatei/Exportdokument erstellt, um die Prüfungen zusammenzufassen.


Wartungshinweise

Die Wartungshinweise, die seit der Version 1.4 hinzugekommen sind, befinden sich in der Hauptmaske der Anwendung auf der entsprechenden Reiterkarte.

Diese Informationen werden beim Start des Programms geladen und können jederzeit über die Aktualisieren-Schaltfläche erneut abgerufen werden.

Hierzu werden die Hinweise vom Bundeszentralamt für Steuern gelesen und angezeigt.

Die Quelle ist hierbei: http://evatr.bff-online.de/eVatR


Anhang

Ergebniscodes (Stand 23.03.2014)

200

Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.

201

Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig.

202

Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie ist nicht in der Unternehmerdatei des betreffenden EU-Mitgliedstaates registriert.

Hinweis:

Ihr Geschäftspartner kann seine gültige USt-IdNr. bei der für ihn zuständigen Finanzbehörde in Erfahrung bringen. Möglicherweise muss er einen Antrag stellen, damit seine USt-IdNr. in die Datenbank aufgenommen wird.

203

Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie ist erst ab dem … gültig.

204

Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie war im Zeitraum von … bis … gültig.

205

Ihre Anfrage kann derzeit durch den angefragten EU-Mitgliedstaat oder aus anderen Gründen nicht beantwortet werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Bei wiederholten Problemen

wenden Sie sich bitte an das Bundeszentralamt für Steuern – Dienstsitz Saarlouis.

206

Ihre deutsche USt-IdNr. ist ungültig. Eine Bestätigungsanfrage ist daher nicht möglich. Den Grund hierfür können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern – Dienstsitz Saarlouis – erfragen.

207

Ihnen wurde die deutsche USt-IdNr. ausschließlich zu Zwecken der Besteuerung des

innergemeinschaftlichen Erwerbs erteilt. Sie sind somit nicht berechtigt, Bestätigungsanfragen zu stellen.

208

Für die von Ihnen angefragte USt-IdNr. läuft gerade eine Anfrage von einem anderen Nutzer. Eine Bearbeitung ist daher nicht möglich. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

209

Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie entspricht nicht dem Aufbau, der für diesen EU-Mitgliedstaat gilt.

210

Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie entspricht nicht den Prüfziffernregeln, die für diesen EU Mitgliedstaat gelten.

211

Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie enthält unzulässige Zeichen.

212

Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie enthält ein unzulässiges Länderkennzeichen.

213

Die Abfrage einer deutschen USt-IdNr. ist nicht möglich.

214

Ihre deutsche USt-IdNr. ist fehlerhaft. Sie beginnt mit ‚DE‘ gefolgt von 9 Ziffern.

215

Ihre Anfrage enthält nicht alle notwendigen Angaben für eine einfache Bestätigungsanfrage (Ihre deutsche USt-IdNr. und die ausl. USt-IdNr.).

Ihre Anfrage kann deshalb nicht bearbeitet werden.

216

Ihre Anfrage enthält nicht alle notwendigen Angaben für eine qualifizierte Bestätigungsanfrage (Ihre deutsche USt-IdNr., die ausl. USt-IdNr., Firmenname einschl. Rechtsform und Ort).

Es wurde eine einfache Bestätigungsanfrage durchgeführt mit folgendem Ergebnis:

Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.

217

Bei der Verarbeitung der Daten aus dem angefragten EU-Mitgliedstaat ist ein Fehler aufgetreten. Ihre Anfrage kann deshalb nicht bearbeitet werden.

218

Eine qualifizierte Bestätigung ist zurzeit nicht möglich. Es wurde eine einfache Bestätigungsanfrage mit folgendem Ergebnis durchgeführt:

Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.

219

Bei der Durchführung der qualifizierten Bestätigungsanfrage ist ein Fehler aufgetreten. Es wurde eine einfache Bestätigungsanfrage mit folgendem Ergebnis durchgeführt:

Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.

220

Bei der Anforderung der amtlichen Bestätigungsmitteilung ist ein Fehler aufgetreten. Sie werden kein Schreiben erhalten.

997

Bitte stellen Sie sicher, dass alle USt-IdNr. in Großbuchstaben erfasst sind.

998

Eine Bearbeitung Ihrer Anfrage ist zurzeit nicht möglich. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

999

Eine Bearbeitung Ihrer Anfrage ist zurzeit nicht möglich. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Der Fehlercode 999 wird ebenfalls verwendet, um bei der automatischen Prüfung (Start-Parameter „-auto“) ggf. Fehlermeldungen anzuzeigen.


Ausblicke und Supportanfragen

Sie haben sich für die USt-IdNr-Prüfung von aaronprojects GmbH entschieden und vermissen eine Funktion oder erhalten Fehlermeldungen, die nicht erklärbar durch fehlerhafte Verzeichnisse oder durch entsprechende Protokoll-Einträge zu lösen sind.

Hierzu haben wir eine FAQ, die bei auftretenden Fehlern, deren Ursache ggf. weiteren Benutzern unterlaufen könnte, entsprechend aufgebaut.

Für alle Fragen, die speziell nur mit Ihren Daten geprüft werden können, verwenden Sie bitte folgende E-Mail-Adresse:

support@aaronprojects.de

Bitte geben Sie die verwendete Version, die Datendatei, sowie die entsprechenden Daten, mit denen der Fehler ggf. nachvollzogen werden kann, an. Diese Daten sind nur für die interne Verarbeitung bestimmt.

Natürlich können Sie auch Ihre Wünsche zu Funktionserweiterungen äußern. Sie können hier ebenfalls die oben genannte E-Mail-Adresse verwenden.

Wir sind stets bemüht, den Funktionsumfang zu erweitern, um Ihnen weitere Informationen und Unterstützung bei diesem und anderen, Themen zu geben.

Wenn Sie an zukünftigen Änderungen und Neuerungen interessiert sind, können Sie diese direkt auf der Produktwebseite einsehen.

http://www.erpware.de/produkte/ewustid


Änderungshistorie

Änderungen in Version 2.0.0.0

– Überarbeitung für Version 2

Änderungen in Version 1.4.0.0

– Einführung Mehrsprachigkeit

– Komplettes Refactoring

– Entfernung von obsoletem Sourcecode

– Wartungshinweise (nur deutsch) des Bundeszentralamtes für Steuern

– Einstellung der XML-Schnittstelle

Änderung in Version 1.2.5.0

– Berücksichtigung qualifizierte Rückmeldungen

– Individuelle Unterdrückung von Prüfergebnissen

Änderungen in Version 1.2

– Entfernung Aufruf für Startparameter

– Aktualisierung aller Dialoge

– Einfügen DEBUG-Einstellungen

– Überarbeitung von Texten und Dokumentenstruktur