Dokumentation Modul USt-IdNr-Prüfung

Wir überarbeiten momentan die Dokumentation des Moduls USt-IdNr. Bitte haben Sie noch etwas Geduld, bis wir diese freigeben.

Konfiguration

Über das Hauptmenü Extras – Einstellungen USt-IdNr werden die Einstellungen für das Modul USt-IdNr-Prüfung vorgenommen. In diesen Einstellungen ist zusätzlich für eine erfolgreiche Lizenzierung Ihre Ust-IdNr einzutragen (auch wenn Sie das Modul selbst nicht aktiv nutzen).

Allgemeine Einstellungen

Ihre USt-IdNr

Auf der Reiterkarte Allgemein wird Ihre USt-IdNr eingetragen. Diese Nummer dient zeitgleich für die Überprüfung auf eine gültige Lizenz.

ID Validation Einstellungen USt-IdNr Allgemein

Haben Sie mehrere Mandanten lizenziert, können Sie alle USt-IdNr über den Button „weitere USt-IdNr“ erfassen.

ID Validation Einstellungen USt-IdNr mehrere USt-IDNrn

Die Auswahl im Hauptfenster wird entsprechend aktualisiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur lizenzierte USt-IdNr eintragen. Es werden alle Nummern geprüft und sofern eine eingetragene USt-IdNr nicht lizenziert ist, wird dies als ungültige Lizenz interpretiert.

Schnittstellenauswahl

Sie haben die Möglichkeit zwischen der Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern oder der EU (VIES/MIAS) auszuwählen. Für Kunden mit deutscher USt-IdNr empfehlen wir die Verwendung der BZSt-Schnittstelle.

Verarbeitung

Sie haben auf der Reiterkarte die Möglichkeit, einige Einstellungen festzulegen. Diese werden bei der Verarbeitung berücksichtigt. Im Folgenden werden diese Einstellungen beschrieben.

ID Validation Einstellungen USt-IdNr Verarbeitung

Versuche

Kann keine Verbindung auf den Server des BZSt aufgebaut werden oder momentan keine Prüfungen durchgeführt werden (z.B. wegen Auslastung, Timeout, usw.), so wird hier die Anzahl der erneuten Versuche, den Datensatz zu überprüfen, eingestellt.

Trennzeichen

Das Trennzeichen ist nur für den Import von CSV-Dateien relevant (unabhängig ob Stapelverarbeitung oder Hintergrundverarbeitung). Die Daten werden in einzelne Werte anhand dieses Trennzeichens aufgeteilt und zur Prüfung aufbereitet. Berücksichtigen Sie bitte bei der Einstellung des Trennzeichens auf ein Vorkommen in Ihren Stammdaten. Ein Komma oder ein Semikolon kann u.U. in einem Firmennamen vorkommen und zu einem Fehler in der Verarbeitung führen.

Leerzeichen

Werden Leerzeichen in Ihren Stammdaten bei der Erfassung von USt-IdNr erlaubt, so kann dies zu Fehlern bei der Abfrage kommen. Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, dass bei der Abfrage diese ignoriert werden.

Groß- und Kleinschreibung

Wird Kleinschreibung in Ihren Stammdaten bei der Erfassung von USt-IdNr erlaubt, so kann dies zu Fehlern bei der Abfrage kommen. Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, dass bei der Abfrage diese ignoriert werden.

USt-IdNr bereinigen

Wird diese Option gesetzt, wird die bereinigte USt-IdNr (Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung) zurückgegeben. Dies bedeutet, dass in Protokolldateien (diese haben den gleichen Aufbau wie die importierte CSV Datei) die USt-IdNr ohne diese fehlerhafte Schreibweise ausgegeben werden. Ein Import in Ihr ERP System kann damit gleichzeitigt korrigiert werden.

Gültige USt-IdNr als fehlerhaft kennzeichnen

Die Schnittstelle des Bundeszentralamts prüft automatisch bei einer fehlerhaften qualifizierten Abfrage, ob die USt-IdNr dennoch korrekt ist (einfache Abfrage). Die Rückgabe ist hierbei als gültig gekennzeichnet. Möchten Sie dieses unterbinden, haben Sie mit dieser Option die Möglichkeit dazu.

Zeichenkodierung der Ausgabe

Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit, die Codepage der CSV Ausgabe zu steuern. Im Standard ist hier UTF-8 angegeben. Wird die CSV Datei mit Microsoft Excel weiterverarbeitet, empfiehlt es sich Win1252 (dies entspricht der ANSI Kodierung) empfohlen.

Hintergrundverarbeitung

Die Hintergrundverarbeitung ermöglicht Ihnen das Modul USt-IdNr-Prüfung in regelmäßigen Abständen und automatisch auszuführen. Einige Einstellungen sind hierbei vorab durchzuführen.

ID Validation Hintergrundverarbeitung

Dateiname übernehmen

Sobald diese Option gesetzt ist, wird im angegeben Export-Verzeichnis die Ausgabedatei mit dem gleichen Namen erzeugt. Bitte beachten Sie, dass bereits vorhandene Dateien überschrieben werden.

Nur ungültige USt-IdNr ausgeben

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, dass nur ungültige Nummern in die Exportdatei ausgegeben werden. Wurde der E-Mail-Versand aktiviert, erhält der Sachbearbeiter entsprechend auch nur diese Einträge aus der importierten Datei zugesandt.

Verzeichnisse

Damit die Hintergrundverarbeitung die Dateiverarbeitung ordnungsgemäß durchführen kann, sind hier die Verzeichnisse anzugeben. Bitte beachten Sie, dass die Verzeichnisse unterschiedlich sein müssen, da es sonst ggf. zu einer Endlosschleife der Prüfungen kommen kann.

Sind diese Verzeichnisse nicht angegeben, kann die Hintergrundverarbeitung nicht durchgeführt werden. Bei Angaben von nicht existierenden Verzeichnissen werden diese unmittelbar vor dem ersten Durchlauf angelegt.

Debug

Die Einstellungen, die Sie nur über den Debug-Modus ändern können, sollten Sie nur nach Rücksprache mit uns durchführen. Daher gehen wir an dieser Stelle nicht weiter auf die Möglichkeiten ein. Wenn wir Sie im Supportfall bitten, den Debug-Modus zu aktivieren, finden Sie die Möglichkeit für die USt-IdNr-Prüfung an dieser Stelle.

Anwendung

Das Modul USt-IdNr-Prüfung ist unterteilt in zwei Bereiche. Der Einzelabfrage und der Stapelverarbeitung.

ID Validation Hauptfenster

Einzelabfrage

Die Einzelprüfung ermöglicht es, mit der Eingabe der relevanten Daten eine Prüfung unmittelbar auszuführen. Als Mindestangaben die zu prüfende USt-IdNr anzugeben. Dabei wird eine einfache Abfrage durchgeführt.

Für eine qualifizierte Prüfung können Sie die optionalen Felder Firmenname, Strasse, Postleitzahl und Ort angeben.

Um eine schriftliche Bestätigung zu erhalten (diese wird direkt vom Bundeszentralamt für Steuern versandt), können Sie die Option „gedruckte Bestätigung über BZSt“ aktivieren.

Bei der Einzelabfrage findet keine Ausgabe der Prüfergebnisse in eine Datei statt. Diese Anwendungssicht dient zur schnellen Prüfung, z.B. bei der Durchgabe von USt-IdNrn. per Telefon, um diese auf Ihre Gültigkeit zu prüfen. Die Verarbeitung von Dateien werden über die Stapelverarbeitung oder der Hintergrundverarbeitung durchgeführt.

Stapelverarbeitung

Wählen Sie eine Datei aus und prüfen Sie diese durch das Betätigen des “Prüfen-Button”. Dadurch startet die Überprüfung der gesamten Datei. Diese erzeugt im Hintergrund das Protokoll. Das Protokoll kann im Anschluss über den Protokoll-Button geöffnet werden. Dieses beinhaltet alle Prüfergebnisse, der einzelnen Datensätze. Der Vorgang der Überprüfung nimmt je nach Größe der Datei einige Zeit in Anspruch.
Auf den Aufbau der Importdatei (CSV) wird im nächsten Abschnitt genauer eingegangen.

Hinweise zu qualifizierten Abfragen

Stimmen bei einer qualifizierten Abfrage Daten der Adresse (Firmenname, Ort, Postleitzahl oder Strasse) nicht überein, wird automatisch eine einfache Abfrage durchgeführt. Um bei gültigen Rückmeldungen dennoch die Information zu erhalten, ob Werte nicht übereinstimmen könnten, wird am Ende des jeweiligen Prüfdatensatzes die entsprechende Information angehängt, sofern aus den qualifizierten Angaben eine Prüfung negativ rückgemeldet wurde.

Importdateien

CSV

Durch die Verwendung einer einfachen CSV-Datei bietet Ihnen das Modul USt-IdNr-Prüfung eine Möglichkeit, Ihren gesamten Datenbestand zu überprüfen.
Wir achten darauf, dass bei der Erweiterung der Schnittstellen die Kompatiblität gewahrt bleibt.

Um die Zugehörigkeit der einzelnen Datensätze in Ihre Stammdaten zu gewährleisten, haben Sie die Möglichkeit, bis zu zwei eindeutige Schlüssel in der Importdatei anzugeben. Diese werden in der Exportdatei wieder zurückgegeben.

Das Standard-Trennzeichen der einzelnen Elemente ist das ‚|‘-Zeichen (pipe). Dieses kann über die Einstellungen geändert werden. Fettgedruckte Feldnamen sind Pflichtfelder (das Trennzeichen über Einstellungen änderbar).
Bitte beachten Sie, dass alle Felder in der Importdatei angegeben werden müssen, auch wenn Sie nur eine einfache Abfrage durchführen möchten.

Aufbau – Importdatei

Feld Format Beispiel
Schluessel_1 String 4711
Schluessel_2 String 2
Eigene USt-IdNr String DE123456789
Fremde USt-IdNr String AT12345678
Firmenname String
Ort String
Postleitzahl String
Strasse String
Druck String (ja/nein) nein

Beispiel in Form einer CSV-Datei:
4711|2|DE123456789|AT12345678|||||nein
… (weitere USt-IdNr-Prüfungen)

Hinweis

Bitte achten Sie bei dem Erstellen des Importes auf die korrekte Anzahl Spalten. Die CSV Datei darf keine weitere Spalten nach der „Druck“ Spalte enthalten.

Aufbau – Exportdatei

Die Exportdatei beinhaltet die zurückgegebenen Werte der einzelnen Abfragen.

Feld Format Beispiel
Schluessel_1 String 4711
Schluessel_2 String 2
Eigene USt-IdNr String DE123456789
Fremde USt-IdNr String AT12345678
ErgebnisCode String 200
ErgebnisText String Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.
gueltig_ab Datum, tt.mm.jjjj
gueltig_bis Datum, tt.mm.jjjj
Qualifizierte Rückmeldung String
Zeitstempel Datum + Uhrzeit 2019-11-05 14:35:43

Beispiel in Form einer CSV-Datei (mit Standard-Trennzeichen):
4711|2|DE123456789|AT12345678|200|Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.|||2019-11-05 14:35:43

Rückgabewerte BZSt

Die Rückgabewerte werden über das Menü “Extras – Rückgabewerte USt-IdNr” angezeigt und bearbeitet. Die Bezeichnung und Nummer hängt vom BZSt ab. Einige systemische Rückgabewerte werden direkt durch die USt-IdNr-Prüfung ausgegeben. Diese sind im 900er Nummernkreis. Weitere Informationen findet man in der Übersicht der Ergebniscodes.
Zusätzlich zu den Standardrückgabewerten besteht die Möglichkeit Bearbeitungshinweise zu erfassen. Diese sind beispielsweise für eine Integration in einen Workflow hilfreich. Damit erhält der Sachbearbeiter bei der Bearbeitung der Rückgabewerte eine Hilfestellung.

ID Validation Rückgabewerte BZSt

Die Beschreibung der Rückgabewerte des BZSt ist nicht änderbar. Bei jedem Start des Programmes werden die Rückgabewerte zurückgesetzt. Ihre Bearbeitungshinweise bleiben dabei erhalten.

Platzhalter in Bearbeitungshinweisen

Damit Sie einen Hinweis zur Bearbeitung mit Werten aus der jeweiligen Abfrage anreichern können, wird ein Platzhalter mit einem Doppelklick darauf eingefügt. Die Auswahl der Platzhalter (sogenannten Textmarker) zeigt Ihnen die Übersicht der Variablen. Diese besitzen nicht immer einen Wert. Dieses hängt maßgeblich von den importierten Daten und den Rückgabewerten des BZSt ab.

Rückgabewerte VIES

Die Schnittstelle VIES/MIAS gibt einen geringeren Umfang an möglichen Rückgabewerten. Prinzipiell wird nur „gültig“ oder „ungültig“ zurückgegeben. Im Falle von Schnittstellenfehlern haben Sie jedoch die Möglichkeit, Bearbeitungshinweise zu erfassen.

ID Validation Rückgabewerte VIES

Hintergrundverarbeitung/cli

Die Hintergrundverarbeitung kann nicht über die Oberfläche gestartet werden. Um die Hintergrundverarbeitung zu starten, öffnen Sie eine Kommandozeile in dem Verzeichnis, in dem die Datei ew_service_vat.exe liegt und rufen diese mit dem Parameter „-auto“ auf. Um die europäische Schnittstelle zu verwenden, fügen Sie die Option „–vies“ hinzu.

Die Hintergrundverarbeitung verarbeitet damit alle Dateien, die sich im Importverzeichnis befinden. Im Backup-Verzeichnis wird stets eine Kopie der Importdatei abgespeichert und das fertige Prüfergebnis im Exportverzeichnis abgestellt. Im Protokollverzeichnis werden einzelne Verarbeitungsschritte festgehalten.

Der Aufruf mit der Option -auto kann über einen wiederholende Aufgabe oder cronjob eingeplant werden.

cli-Anwendung

Wie bereits in der Hintergrundverarbeitung erwähnt, kann die ew_service_vat.exe über die Kommandozeile bedient werden. Alle Aufgaben der Oberfläche können auch mit den entsprechenden Parametern aufgerufen werden. Möchten Sie alle Parameter einsehen, die Ihnen die cli-Anwendung zur Verfügung stellt, führen Sie diese wie üblich ohne Angabe eines Parameters aus. Sie erhalten die komplette Übersicht.

Konfigurationdateien

Die Konfigurationsdateien sind im json-Format und können auch manuell bearbeitet werden. Verwenden Sie bitte nur Editoren, die eine Syntaxprüfung durchführen können, um Fehlfunktionen zu vermeiden. Wir empfehlen stets die Oberfläche für die Konfiguration zu verwenden.

Ergebniscodes (Stand 08.09.2019)

Code Beschreibung
200 Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.
201 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig.
202 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie ist nicht in der Unternehmerdatei des betreffenden EU-Mitgliedstaates registriert.
Hinweis:
Ihr Geschäftspartner kann seine gültige USt-IdNr. bei der für ihn zuständigen Finanzbehörde in Erfahrung bringen. Möglicherweise muss er einen Antrag stellen, damit seine USt-IdNr. in die Datenbank aufgenommen wird.
203 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie ist erst ab dem … gültig.
204 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie war im Zeitraum von … bis … gültig.
205 Ihre Anfrage kann derzeit durch den angefragten EU-Mitgliedstaat oder aus anderen Gründen nicht beantwortet werden. Bitte versuchen Sie es später noch einmal. Bei wiederholten Problemen
wenden Sie sich bitte an das Bundeszentralamt für Steuern – Dienstsitz Saarlouis.
206 Ihre deutsche USt-IdNr. ist ungültig. Eine Bestätigungsanfrage ist daher nicht möglich. Den Grund hierfür können Sie beim Bundeszentralamt für Steuern – Dienstsitz Saarlouis – erfragen.
207 Ihnen wurde die deutsche USt-IdNr. ausschließlich zu Zwecken der Besteuerung des
innergemeinschaftlichen Erwerbs erteilt. Sie sind somit nicht berechtigt, Bestätigungsanfragen zu stellen.
208 Für die von Ihnen angefragte USt-IdNr. läuft gerade eine Anfrage von einem anderen Nutzer. Eine Bearbeitung ist daher nicht möglich. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.
209 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie entspricht nicht dem Aufbau, der für diesen EU-Mitgliedstaat gilt.
210 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie entspricht nicht den Prüfziffernregeln, die für diesen EU Mitgliedstaat gelten.
211 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie enthält unzulässige Zeichen.
212 Die angefragte USt-IdNr. ist ungültig. Sie enthält ein unzulässiges Länderkennzeichen.
213 Die Abfrage einer deutschen USt-IdNr. ist nicht möglich.
214 Ihre deutsche USt-IdNr. ist fehlerhaft. Sie beginnt mit ‘DE’ gefolgt von 9 Ziffern.
215 Ihre Anfrage enthält nicht alle notwendigen Angaben für eine einfache Bestätigungsanfrage (Ihre deutsche USt-IdNr. und die ausl. USt-IdNr.).
Ihre Anfrage kann deshalb nicht bearbeitet werden.
216 Ihre Anfrage enthält nicht alle notwendigen Angaben für eine qualifizierte Bestätigungsanfrage (Ihre deutsche USt-IdNr., die ausl. USt-IdNr., Firmenname einschl. Rechtsform und Ort).
Es wurde eine einfache Bestätigungsanfrage durchgeführt mit folgendem Ergebnis:
Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.
217 Bei der Verarbeitung der Daten aus dem angefragten EU-Mitgliedstaat ist ein Fehler aufgetreten. Ihre Anfrage kann deshalb nicht bearbeitet werden.
218 Eine qualifizierte Bestätigung ist zurzeit nicht möglich. Es wurde eine einfache Bestätigungsanfrage mit folgendem Ergebnis durchgeführt:
Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.
219 Bei der Durchführung der qualifizierten Bestätigungsanfrage ist ein Fehler aufgetreten. Es wurde eine einfache Bestätigungsanfrage mit folgendem Ergebnis durchgeführt:
Die angefragte USt-IdNr. ist gültig.
220 Bei der Anforderung der amtlichen Bestätigungsmitteilung ist ein Fehler aufgetreten. Sie werden kein Schreiben erhalten.
221 Die Anfragedaten enthalten nicht alle notwendigen Parameter oder einen ungültigen Datentyp.
900 Die geprüfte USt-IdNr. ist gültig, die übergebenen Daten für die qualifizierte Abfrage sind jedoch nicht korrekt.
997 Bitte stellen Sie sicher, dass alle USt-IdNr. in Großbuchstaben erfasst sind.
998 Eine Bearbeitung Ihrer Anfrage ist zurzeit nicht möglich. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.
999 Eine Bearbeitung Ihrer Anfrage ist zurzeit nicht möglich. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.
Der Fehlercode 999 wird ebenfalls verwendet, um bei der automatischen Prüfung (Start-Parameter „-auto“) ggf. Fehlermeldungen anzuzeigen.