Konfiguration Modul “USt-IdNr Prüfung”


Konfiguration

Über das Hauptmenü Extras – Einstellungen USt-IdNr werden die Einstellungen für das Modul “USt-IdNr Prüfung” vorgenommen. In diesen Einstellungen ist zusätzlich für eine erfolgreiche Lizenzierung Ihre Ust-IdNr einzutragen (auch wenn Sie das Modul selbst nicht aktiv nutzen).

Allgemeine Einstellungen

Ihre USt-IdNr

Auf der Reiterkarte Allgemein wird Ihre USt-IdNr eingetragen. Diese Nummer dient zeitgleich für die Überprüfung auf eine gültige Lizenz.

ID Validation Einstellungen USt-IdNr Allgemein

Haben Sie mehrere Mandanten lizenziert, können Sie alle USt-IdNr über den Button „weitere USt-IdNr“ erfassen.

ID Validation Einstellungen USt-IdNr mehrere USt-IDNrn

Die Auswahl im Hauptfenster wird entsprechend aktualisiert.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur lizenzierte USt-IdNr eintragen. Es werden alle Nummern geprüft und sofern eine eingetragene USt-IdNr nicht lizenziert ist, wird dies als ungültige Lizenz interpretiert.

Schnittstellenauswahl

Sie haben die Möglichkeit zwischen der Schnittstelle des Bundeszentralamtes für Steuern oder der EU (VIES/MIAS) auszuwählen. Für Kunden mit deutscher USt-IdNr empfehlen wir die Verwendung der BZSt-Schnittstelle.

Archiv

Über das Archiv stellen wir Ihnen eine Funktion bereit, um den gesetzlichen Anforderungen der nachvollziehbaren Speicherung der Anfragen und Antworten bereit. Wird die Option aktiviert, geben Sie bitte noch das entsprechende Verzeichnis an, in denen alle Anfragen und Antworten gespeichert werden. Sofern Sie den gesetzlichen Vorgaben unterliegen, um jede Anfrage zu speichern, wählen Sie bitte einen Speicherort aus, der regelmäßig gesichert (Backup) wird und ggf. gegen Veränderung Dritter geschützt ist. Fragen Sie dazu Ihre IT-Abteilung, um einen solchen Speicherplatz für Sie zu konfigurieren.

Bitte beachten Sie, dass jede Anfrage an das BzSt/VIES gespeichert wird. Selbst erneute Versuche werden gespeichert und können schnell zu einem Anwachsen der Anzahl der Dateien führen.

Verarbeitung

Sie haben auf der Reiterkarte die Möglichkeit, einige Einstellungen festzulegen. Diese werden bei der Verarbeitung berücksichtigt. Im Folgenden werden diese Einstellungen beschrieben.

ID Validation Einstellungen USt-IdNr Verarbeitung

Versuche

Kann keine Verbindung auf den Server des BZSt aufgebaut werden oder momentan keine Prüfungen durchgeführt werden (z.B. wegen Auslastung, Timeout, usw.), so wird hier die Anzahl der erneuten Versuche, den Datensatz zu überprüfen, eingestellt.

Trennzeichen

Das Trennzeichen ist nur für den Import von CSV-Dateien relevant (unabhängig ob Stapelverarbeitung oder Hintergrundverarbeitung). Die Daten werden in einzelne Werte anhand dieses Trennzeichens aufgeteilt und zur Prüfung aufbereitet. Berücksichtigen Sie bitte bei der Einstellung des Trennzeichens auf ein Vorkommen in Ihren Stammdaten. Ein Komma oder ein Semikolon kann u.U. in einem Firmennamen vorkommen und zu einem Fehler in der Verarbeitung führen.

Leerzeichen

Werden Leerzeichen in Ihren Stammdaten bei der Erfassung von USt-IdNr erlaubt, so kann dies zu Fehlern bei der Abfrage kommen. Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, dass bei der Abfrage diese ignoriert werden.

Groß- und Kleinschreibung

Wird Kleinschreibung in Ihren Stammdaten bei der Erfassung von USt-IdNr erlaubt, so kann dies zu Fehlern bei der Abfrage kommen. Diese Einstellung gibt Ihnen die Möglichkeit, dass bei der Abfrage diese ignoriert werden.

USt-IdNr bereinigen

Wird diese Option gesetzt, wird die bereinigte USt-IdNr (Leerzeichen, Groß- und Kleinschreibung) zurückgegeben. Dies bedeutet, dass in Protokolldateien (diese haben den gleichen Aufbau wie die importierte CSV Datei) die USt-IdNr ohne diese fehlerhafte Schreibweise ausgegeben werden. Ein Import in Ihr ERP System kann damit gleichzeitig korrigiert werden.

Gültige USt-IdNr als fehlerhaft kennzeichnen

Die Schnittstelle des Bundeszentralamts prüft automatisch bei einer fehlerhaften qualifizierten Abfrage, ob die USt-IdNr dennoch korrekt ist (einfache Abfrage). Die Rückgabe ist hierbei als gültig gekennzeichnet. Möchten Sie dieses unterbinden, haben Sie mit dieser Option die Möglichkeit dazu.

Zeichenkodierung der Ausgabe

Mit dieser Einstellung haben Sie die Möglichkeit, die Codepage der CSV Ausgabe zu steuern. Im Standard ist hier UTF-8 angegeben. Wird die CSV Datei mit Microsoft Excel weiterverarbeitet, empfiehlt es sich Win1252 (dies entspricht der ANSI Kodierung) empfohlen.

Hintergrundverarbeitung

Die Hintergrundverarbeitung ermöglicht Ihnen das Modul “USt-IdNr Prüfung” in regelmäßigen Abständen und automatisch auszuführen. Einige Einstellungen sind hierbei vorab durchzuführen.

ID Validation Hintergrundverarbeitung

Dateiname übernehmen

Sobald diese Option gesetzt ist, wird im angegeben Export-Verzeichnis die Ausgabedatei mit dem gleichen Namen erzeugt. Bitte beachten Sie, dass bereits vorhandene Dateien überschrieben werden.

Nur ungültige USt-IdNr ausgeben

Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, dass nur ungültige Nummern in die Exportdatei ausgegeben werden. Wurde der E-Mail-Versand aktiviert, erhält der Sachbearbeiter entsprechend auch nur diese Einträge aus der importierten Datei zugesandt.

Verzeichnisse

Damit die Hintergrundverarbeitung die Dateiverarbeitung ordnungsgemäß durchführen kann, sind hier die Verzeichnisse anzugeben. Bitte beachten Sie, dass die Verzeichnisse unterschiedlich sein müssen, da es sonst ggf. zu einer Endlosschleife der Prüfungen kommen kann.

Sind diese Verzeichnisse nicht angegeben, kann die Hintergrundverarbeitung nicht durchgeführt werden. Bei Angaben von nicht existierenden Verzeichnissen werden diese unmittelbar vor dem ersten Durchlauf angelegt.

Debug

Die Einstellungen, die Sie nur über den Debug-Modus ändern können, sollten Sie nur nach Rücksprache mit uns durchführen. Daher gehen wir an dieser Stelle nicht weiter auf die Möglichkeiten ein. Wenn wir Sie im Supportfall bitten, den Debug-Modus zu aktivieren, finden Sie die Möglichkeit für die “USt-IdNr Prüfung” an dieser Stelle.